分会各部门：

依据本会《工作条例》，为进一步加强分会工作的规范化、制度化和统一化，建立分会工作的长效机制，近期分会秘书处组织相关部门完善修改《分会印章管理制度》、《分会档案管理制度》，研究制定了《分会公文管理办法》和《分会网站管理制度》，现发给你们，请认真遵照执行。

附件：1.《职业卫生技术服务分会档案管理规定》

2.《分会印章管理制度》

3.《职业卫生技术服务分会公文管理办法》

4.《职业卫生技术服务网站管理制度》

职业卫生技术服务分会

2014年9月10日

附件1

职业卫生技术服务分会档案管理规定

第一章 总 则

第一条 为使分会以及各有关部门的档案规范统一的管理，加强分会的组织建设，实现管理制度化、规范化，便于工作开展及总结经验，特制定本规定。

第二条 本规定适用于分会各部门。

第三条 各有关部门都应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料的完整、准确、系统和安全。

第四条 本规定所称的档案是指过去和现在分会从事各项业务、机构管理、公关宣传等活动中所直接形成的对分会有保存价值的各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第五条 分会秘书处必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷移交综合管理部集中统一保管。

第六条 本规定遵守国家的法律法规，尤其是分会《工作条例》的有关规定。

第二章 档案管理机构及职责

第七条 分会档案实行统一管理，分工负责。综合管理部负责分会档案管理，并设专人负责；各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。

第八条 综合管理部档案管理工作的职责：

（一）贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度；

（二）负责督促、指导、协助各部门立卷归档工作；

（三）负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；

（四）严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。

第九条各部门档案管理工作职责:及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，随时交至综合部存档；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。

第三章 档案管理

第十条 各部门应做好档案材料的收集工作，建立平时归卷制度，提高立卷工作效率和案卷质量，使材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的档案移交综合管理部。

第十一条 综合管理部的档案管理人员对各部门送交的案卷须进行严格检查，对符合要求的卷案要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁的档案，必须编写销毁清单及全宗介绍材料。

第十二条 建立档案、材料的借阅制度。

第十三条 检查核对制度：检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。检查要定期进行，每年定期核查，并做好核查记录；但发生下列情况，也要及时进行核查，并及时补救：

（一）突发事件之后。如被盗、遗失或水灾、火灾之后；

（二）对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失；

（三）发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。

第十四条 各部门以分会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后交由综合管理部存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定、自行归档、保存和管理，并接受综合管理部的检查、指导。

第四章 文件材料的立卷归档

第十五条 各部门将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。

第十六条 档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动中形成的文件材料。

第十七条 归档案卷的种类：文书文件卷案，重大会议（活动）案卷、会员档案案卷、职业卫生技术服务机构档案案卷、专业技术人员档案案卷、固定资产案卷、分会（部门）活动案卷等。

第十八条 归档案卷质量要求：组卷遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值，案卷提档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本。

第十九条 立卷归档时间：档案立卷要求及时，文件形成后3天存档；事件结束后15天交至综合管理部档案室。

第五章 档案的保管期限、鉴定和销毁

第二十条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

（一）永久保存的档案：分会工作条例、注册成立文件、机构登记证书；分会发展重大决策文件资料；重要会议材料；重要的请示、报告、总结；财务报表；分会演变及高层领导任免文件；构成数据库的基础数据和各部门的重要业务资料（包括备份的计算机盘片）等。

（二）长期保存的档案（5-10年）：项目合同、职业卫生技术服务机构档案、业务规范化文件等。

（三）短期保存的档案（0-5年）：分会内部请示和批复、各部门内部通知等。

第二十一条 对保管期满的档案，由分会领导、综合管理部和有关业务部门组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。

第二十二条 档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。由监督销人员在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

第六章 档案的移交

第二十三条 案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。

第二十四条 各类活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交综合管理部。

第七章 档案的备份

第二十五条 分会所有有价值的档案必须备份。

第二十六条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按相关规定进行管理。

第二十七条 备份盘与源盘应分开存放，分会的备份盘在分会外应由秘书长指定专人保存。

第八章 处理条例

第二十八条 有下列行为之一，据情节轻重，给予100-500元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

（一）毁损、丢失或擅自销毁分会档案；

（二）擅自向外界提供、抄摘分会档案；

（三）涂改、伪造档案；

（四）未及时上报归档或管理不善的档案员；

（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案员同罚）。

第九章责 任

第二十九条 本规定监督责任部门为分会综合管理部，第一责任人为各部门指定的档案员；第二责任人为档案员所在部门的部门负责人。

第十章 附 则

第三十条 本规定自颁布之日起执行。

第三十一条 本规定由分会秘书处负责解释。

第三十二条 本规定未尽事项，由综合管理部汇集后报秘书长审核后补充。

附件2

分会印章管理制度

第一章 总则

第一条 为规范分会印章的保管和使用的程序和审批，结合分会实际，制定本制度。

第二条 本制度所称印章，是指在分会各类合同、文件、通知、公函及其它文书资料与分会（或部门、负责人权利、义务相关的书面材料上公示身份和认可内容而使用的工具）。主要指公章，不含以印代写的戳记章。

第三条本制度所称印章管理，是指对印章的用印范围、使用的程序和审批、保管的一系列规定。

第四条印章管理应当遵循“严格审批、用印登记、专人保管、规范使用”的原则。

　　第五条印章的管理部门为分会秘书处综合管理部。

　　第六条 本制度适用于分会所有与印章有关的人员，包括印章登记、保管、使用、处理和审批等人员。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　第二章用印范围

第七条 印章用印范围包括：

（一）分会制发的公文，与有关单位联合制发的公文；

（二）各类报表和有关财务审批事项；

（三）以分会名义对外提供的各种材料、资料、数据；

（四）以分会名义颁发的证书；

（五）以分会名义对外提供的介绍信；

（六）按规定需分会证明的事项；

（七）经分会负责人批准的其他用印事项。

第三章使用与审批

第八条 分会公章的加盖程序和审批程序：

（一）分会制发或与外单位联合发文的公文类文书用印需由分会负责人签发；

（二）一般性材料、资料、数据的用印由分会秘书长审批；

（三）各类报表用印由秘书长审批或由各部门负责人决定，重要报表、重要财务事项须由分会负责人或授权委托的分会分管财务工作的负责人审批；

（四）各类证明文书用印由秘书长审批，重要文书用印由秘书长审批后向分会负责人报告。

第九条印章保管人员加盖印章时，应当坚持原则，认真负责，严格控制，不滥用，不循私心，对所有用印必需亲自处理，不准随便将印章交与他人使用，也不得私自将印章带离分会。

第十条为简化用印审批手续，常规用印或事先已明确需要再次用印的文件，如事前已经报批过，印章保管人员可就同一事件继续用印，不必再次要求当事人提供审批手续。

第十一条分会工作人员因工作需要外出必须携带公章的，须填写《印章外带审批单》，经部门负责人、分会负责人、秘书长同意方可外带。外带印章应当及时归还。

第四章 保 管

第十二条 印章由分会负责人或秘书长同意确定的专人保管，印章保管人员应当将印章妥善存放于专用保密场所，使用时方可取出，用毕后立即存放好。

第十三条 分会公章保管人员出差、病假等原因，经分会负责人或秘书长同意方可将公章交指定人员保管。

第十四条 印章保管人员离职时，应当将印章及相关材料移交清楚，填写《印章保管移交单》。

第十五条 如发生印章丢失、损毁、被盗情况，当事人应当立即向分会秘书处综合管理部、秘书长、主任委员报告并及时查明原因，根据分会处理意见或指示进行处理。

第五章附 则

第十六条 本规定自颁布之日起执行。

第十七条 本规定由分会秘书处负责解释。

第十八条 本规定未尽事项，由秘书处综合管理部汇集后报秘书长审核后补充。

附件3

职业卫生技术服务分会公文管理办法

第一章 总 则

第一条 为使分会公文管理工作制度化、规范化、科学化，依据中共中央办公厅和国务院发布的《党政机关公文处理工作条例》,结合分会的实际情况，制定本办法。

　　第二条 公文是上级组织传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规、规定、决议、决定、命令、通知、答复，或同级组织通报、商议工作，或下级请示、汇报工作等交流、沟通的重要手段。分会领导和秘书处必须十分重视公文管理。

　　第三条 公文管理必须贯彻准确、及时、安全的原则。要发扬认真负责的工作精神，克服形式主义，防止文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

　　第四条 分会秘书处综合管理部是分会公文管理的职能部门。秘书处设专职人员管理公文。

　　第五条 公文管理必须执行党和国家的有关保密规定，确保国家秘密和协会秘密、企业秘密。

第二章 公文分类

　　第六条 公文按其发出单位和流向分为来文和发文两种。

　　(一)来文是指上级、同级或下级发送给分会的文件。

　　(二)发文是指分会发送给上级、同级或下级的文件。

第三章 来文管理办法及程序

　　第七条 收到来文，公文管理人员负责签收，并及时进行登记，登记内容包括来文收到时间、发文单位、文件编号、文件题目等等，然后附加阅文处理卡送给秘书长签批处理意见。急件要在两小时内送交秘书长签批处理。

　　第八条 秘书长签批后，公文管理人员按秘书长签批意见交分会有关领导、单位、部门或人员阅处，并办理签阅登记。需传递阅处的，公文管理人员负责传递并逐人办理签阅登记。公文管理人员要随时掌握传阅文件去向，避免误传、漏传和丢失。保密文件不准擅自扩大阅文范围。

　　第九条 有关领导或部门根据工作需要需留存文件，由公文管理人员报请秘书长批准后负责复印分发，并进行登记。原文阅完并办理后必须收回秘书处，任何部门或个人均不准擅自复制或留存文件。

第四章 发文管理办法及程序

　　第十条 以分会名义向外发送文件，各部门相关人员起草后由部门负责人审核，然后交秘书长审批，最终由分会负责人签发。由分会负责人签发的文件，由秘书处综合管理部负责编号、印刷、登记、发送。任何部门或个人均不准擅自以分会名义发送文件。

第五章 文件档案管理

　　第十一条 每年年底，文件管理人员要将分会所有文件按《档案法》和有关档案管理规定要求整理归档。

　　第十二条 借阅归档文件必须办理借阅手续，定期归还。

第六章 附 则

第十三条 本规定自颁布之日起执行。

第十四条 本规定由分会秘书处负责解释。

第十五条 本规定未尽事项，由秘书处综合管理部汇集后报秘书长审核后补充。

附件4

职业卫生技术服务网站管理制度

第一章 总则

第一条 为了进一步加强职业卫生技术服务网站（以下简称“网站”）的管理与维护，充分发挥网站信息平台的作用，促进职业卫生技术服务分会（以下简称“分会”）与职业卫生技术服务机构的信息交流与沟通，发挥网站在行业宣传、自律管理中的作用，特制定本制度。

第二条 网站信息工作以对外宣传、为行业服务为中心，坚持统一领导、集中管理、及时准确、公开透明的原则。

第二章 网站管理部门和职责

第三条 分会行业发展部负责网站日常管理维护，设有一名专职网站管理员，具体负责网站信息收集汇总、内容更新、信息发布、会员单位注册管理、组织协调各部门等工作。

第四条 网站开发方负责网络设备、网络安全防范等应用系统的建设、运行和维护，以及提供有关技术支持和保障，并定期对网站服务器数据进行备份。

第五条 网站管理员的职责

（一）落实网络信息工作的有关规定，保证网站的内容属实、信息合法；

（二）负责行业信息的收集和整理，以及编辑发布工作；

（三）组织协调分会其它部门提供新闻素材，及时发布分会各部门工作通知公告，报道分会工作最新动态；

（四）调动分会会员单位通讯员的积极性，及时向网站投稿，主动做好各单位的宣传工作；

（五）及时整理上传分会有关培训班的培训资料；

（六）负责分会会员单位注册信息的审核管理，账户分配工作；

（七）及时收集网站留言信息，分类整理，及时上报领导并给予反馈；

（八）对网站有义务进行宣传推广，提高网站的知名度。

第三章 网站信息发布程序

第六条 信息来源

（一）信息报送。信息报送指分会各部门向网站管理部门报送各部门工作通知、工作动态等需要上传的电子版文件。

（二）信息转载。信息转载是指网站管理员通过网站搜索系统从各有关单位网站、各新闻网站上搜索已发布的信息，经编辑直接转载发布到本网站的相应栏目。

（三）会员投稿。会员投稿是指分会各会员单位通讯员通过分会指定电子信箱向网站投稿，提供本单位最新新闻、新技术应用等消息供网站审核选用，稿件统一以电子版形式发送。

（四）培训课件。培训课件指分会组织的有关培训班的培训资料，经授课老师本人同意后将课件PDF版本上传网站，供大家下载学习。

第七条 信息审核

（一）分会各部门报送的通知公告类信息，必须经各部门负责人、分会领导审核签字，必要时，呈送国家安全监管总局职业健康司领导审定，经盖章正式发文生效后方可在网站上发布。通讯类信息，必须经本部门负责人审核同意。各部门提供的信息要准确、规范，电子版文件与发布文件内容保持一致，具有权威性、准确性、全面性和时效性，符合网站安全管理的规定。

（二）网上信息转载由网站管理部门负责人审核同意，必要时呈送上级领导审定，确保信息内容与网站密切相关，内容合法，符合转载要求和规定，避免引起版权纠纷。

（三）会员单位投稿需各单位负责人审核签字，对稿件的真实性、原创性负责，符合网站安全管理的规定。通讯类稿件，由分会网站管理员负责对稿件内容进行初审，网站管理部门负责人对稿件进行复审，必要时对文字进行加工，确认无误后方可发布；学术性稿件，由分会网站管理部门负责整理，上报分会领导，必要时邀请专家进行审稿，严格把关，确保信息质量，内容全面，能充分展现行业特点。

第八条 信息发布

（一）确保信息的准确性。上传信息应注明信息来源，严格按照审核程序，对于来源不明、内容不确定的信息不予发布。

（二）确保信息的时效性。分会各部门、各会员单位应将最新信息及时报送，信息及时上传网站。

（三）确保信息的适用性。网站信息应着重发布与分会工作和职业卫生行业发展密切相关的、具有专业特点的信息资源，达到让公众了解和使用的目的。

（四）保护原创信息的知识产权。对于原创信息，如培训课件，首先需要征求原创者同意，然后按照要求将文件格式转换为不可编辑的PDF状态发布，并声明不可转载。

（五）网站“行业新闻”栏目达到每日更新，其它栏目根据信息类型、分会实际工作及时更新。

第九条 分会每年召开一次网站讨论会议，研究网站栏目设置、页面增减、版面更新、信息源开发、信息发布等有关事宜。分会主管领导和工作人员参加。

第四章 网站安全管理

第十条 任何人未经批准，不得随意发布信息或更改网站页面版式及内容。 第十一条 网站用户和密码由网站管理员负责控制，不得向分会以外任何部门或个人泄漏，网站密码每三个月更换一次。

第十二条 网站用户的信息受法律保护。任何个人不得违反法律规定，泄露用户的个人隐私和用户机密。

第十三条 网站管理员若发现网站被病毒、黑客袭击或发现网站运行不正常，应及时向网站开发方报告，由网站开发方负责处理。

第十四条 任何人不得在网站上发布违反国家法律、法规、泄露国家机密、有损国家利益和公民合法权益以及不道德的信息和言论。 第十五条 任何人不得利用网站传播反动、淫秽、赌博、暴力、恐怖等信息。

第十六条 任何人不得捏造或者歪曲事实，在网站上散布谣言，扰乱社会秩序。

第十七条 网站管理员应按本制度及时对网站进行管理、维护与更新。

第五章 网站监管

第十八条 网站受国家安全监督管理总局职业健康司和分会领导监督指导。

第十九条 网站信息若发布有误，应立即删除，造成不良影响，应及时挽回。

第六章 附 则

第二十条 本制度由职业卫生技术服务分会负责解释。

第二十一条 本制度自发布之日起执行。

第二十二条 本制度未尽事项，由行业发展部汇集后报综合管理部，由秘书长审核后补充。