1范围

　　本文规定了项目部工程监理项目部档案资料管理方法和基本要求。

　　本文件适用于项目部工程监理项目部档案资料管理工作。

　　2引用文档和术语

　　问题/04-206.305-2006工程档案管理规定

　　3职责

　　3.3.1总监理工程师

　　3.3.1.1组织工程监理项目部文件管理规定，指定信息管理人员。

　　3.3.1.2明确监理信息的流程。

　　3.3.1.3组织整理工程项目监理材料。

　　3.3.2专业监理工程师

　　负责本专业监理资料的收集、总结和整理，积极配合信息管理人员进行本专业资料的管理。

　　3.3.3信息管理员

　　根据工程监理项目部档案资料管理规定，实行档案资料具体操作管理。

　　4控制程序

　　4.1明确监理信息流

　　根据工程特点，结合监理现场实际情况，与业主协商确定监理信息流程，并通知工程项目建设参与者。

　　4.2建立监理信息编码规定

　　工程监理项目部档案编号规则应参照《档案控制程序》中的相关规定，结合监理现场实际制定。

　　4.3工程监理项目部文件资料登录和分类保管

　　工程建设全过程中形成的有关文件材料，应统一梳理归类后传递给信息管理工作人员，集中收发和管理。

　　4.3.3.1监理信息管理人员在获得各种文件资料后，首先要注册这些资料，建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部应对交易文件制作记录帐簿，帐簿应具有交易文件名、文件号码、受理人姓名、受理日期、对方是否需要反馈和反馈时间等内容。

　　4.3.3.2工程监理项目部档案资料主要包括工程项目服务流程档案、实施流程所要求的档案和来自工程监理项目部外部的档案是工程监理项目部服务流程中的工作依据和工作成果。主要包括

　　A.监理合同

　　b.监理计划、监理细则

　　c、监理指令；

　　d)监理工作日志

　　e)监理周(月)报

　　f.会议纪要

　　g.审核签证文件

　　h)工程质量认证文件

　　I)危险源、环境因素调查资料

　　j.工程款支付凭证

　　k.工程验收记录

　　l)质量事故调查及处理报告；

　　m)各种监理内部账本

　　n.工程施工资料

　　o.工程发票

　　p)查询设计文件

　　q)适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等

　　r)客户提供的(包括设计图)资料等

　　s)涉及本工程项目的上级档案、审批档案、审批意见、组织间往来档案等。

　　4.3.3.3工程监理项目部信息管理人员应立即分类保管文件资料，制作目录。同时建立定期盘点机制，定期检查文件关闭情况，及时跟踪关闭未关闭的文件。

　　4.4建立工程监理项目部档案资料借用台账记录，工程监理项目部以外人员借用资料应首先经总监理工程师同意。

　　4.5工程监理项目部出具文件，主题明确，语言准确，严格编辑、审批、批准签名齐全，标志明确。工程监理项目部负责组织的图纸审核和设计基础和工程协调和安全工作等会议，工程监理项目部组织会议纪要，纪要内容实际、规范、受众签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外出具的文件一般应用电脑打印。有条件的监理项目部必须连接互联网，建立计算机信息网，规范文件资料管理，迅速化。

　　4.6对于客户提供的设计图纸等资料，工程监理项目部信息管理人员按专业分类进行管理登记，经专业监理人员核实其有效性后，填写《客户财产登记表》。

　　4.7认真审查监理现场使用的规程、规范等资料，严禁在有效期内使用无效版本和未按有效章节的规程、规范。